Automação de processos empresariais começa pelo processo, não pela ferramenta
Muita empresa compra ferramenta de automação e continua com o mesmo problema, porque o processo nunca foi desenhado. A automação de processos empresariais que a Verso faz começa ao contrário: a gente senta com quem executa a rotina, entende cada passo, onde o dado nasce e onde alguém digita de novo, e só depois programa o fluxo pra rodar sozinho, ligado nos sistemas que a empresa já usa.
Esta página é sobre contratar esse trabalho. Se você quer primeiro entender os tipos de automação e por onde começar no administrativo e no financeiro, o guia automação de processos no blog explica com calma.
Processos que mais valem automatizar
- Cobrança: gerar boleto ou Pix, mandar lembrete antes e depois do vencimento e dar baixa quando o pagamento entra.
- Comissão e repasse: calcular o que cada vendedor, produtor ou parceiro tem a receber, sem planilha no fim do mês.
- Pedidos e expedição: pedido entrando com status, etiqueta gerada em lote e cliente avisado do rastreio.
- Entrada de leads: contato do site e do anúncio caindo no CRM com a origem certa e aviso pro vendedor.
- Lembretes e follow-up: renovação, recompra, consulta, proposta sem resposta.
- Relatórios: o número da semana chegando pronto, sem alguém juntar dado de três lugares.
O que a Verso já automatizou em produção
- LogMoney. Plataforma de pagamento na entrega em que cada pedido ganha status e caminha sozinho por separação, envio, entrega e pagamento. As etiquetas saem em lote, o rastreio se atualiza sozinho e a comissão e o repasse de cada produtor são calculados automaticamente. O fechamento, que levava dias, passou a sair na hora. A plataforma já passou de 119 mil pedidos.
- ZapFlow. Sistema de WhatsApp com follow-up automático: se o contato não respondeu, o sistema volta depois com uma nova mensagem, dentro das regras de ritmo, e mostra no painel quem recebeu e quem leu.
- Forja. Marketplace em que o pagamento já cai dividido entre os vendedores, o estoque é reservado na hora do pedido e o status de pagamento e entrega se atualiza por webhook.
Integração é a base da automação
A maior parte das automações não precisa de inteligência artificial. Precisa que os sistemas conversem: o gateway avisa o sistema que o pagamento aprovou, o sistema gera a etiqueta, a transportadora devolve o rastreio e o cliente recebe o aviso. Por isso o trabalho quase sempre passa por integração de sistemas e APIs, com fila, reenvio e registro de cada passo pra nada se perder.
A IA entra quando tem texto pra ler ou decidir, como atender no WhatsApp ou extrair dado de um documento. Pra esse caso, veja automação com inteligência artificial.
Automação sob medida ou ferramenta pronta
Ferramenta pronta de automação resolve bem fluxo simples entre aplicativos conhecidos. Quando o processo tem regra própria, volume alto ou depende de um sistema interno, a automação programada sob medida sai mais estável e não cobra por tarefa executada. A gente diz com franqueza quando uma ferramenta pronta basta.
Como a gente implanta
- Mapear o processo com quem executa: passos, sistemas envolvidos, exceções e quanto tempo toma por semana.
- Escolher o gargalo: a primeira automação é a que libera mais horas ou evita mais erro.
- Orçamento fechado em até 24h.
- Programar e testar com dado real, rodando ao lado do processo manual até dar confiança.
- Ir pra próxima etapa só depois que a primeira está redonda.
Quando a automação vira sistema
Às vezes o processo está tão espalhado em planilha que automatizar pedaço por pedaço não resolve. Aí o caminho é um sistema que concentra a operação, como na LogMoney, e que já nasce com as automações dentro. Veja desenvolvimento de sistemas web ou, se você está em Porto Alegre, desenvolvimento de sistemas em Porto Alegre.
Quanto custa automatizar um processo
Depende do número de passos, dos sistemas envolvidos e de como cada um expõe os dados. O valor é fechado por etapa antes de começar. Manda no WhatsApp a rotina que mais toma tempo da tua equipe, do jeito que ela é feita hoje, e a gente devolve o desenho da automação, prazo e valor em até 24h.
Atualizado em pela equipe da Verso Software House, Porto Alegre/RS.