Sistema gratuito vale a pena quando a empresa está começando, a rotina é simples e dá pra tirar os próprios dados de lá a qualquer momento. Deixa de valer quando o limite do plano grátis começa a travar o dia, quando os dados ficam presos e quando um problema não tem a quem recorrer. O grátis em si quase nunca é o erro. O erro é colocar a operação inteira nele sem saber quanto vai custar sair.
Nem todo sistema gratuito é grátis do mesmo jeito
Quem oferece sistema de graça ganha dinheiro de algum outro jeito, e saber qual é mostra onde a conta vai aparecer:
- Plano gratuito de um sistema pago. O fornecedor ganha quando você passa do limite. O limite foi feito pra ser alcançado.
- Teste grátis. Grátis por um período e depois cobra. Não é sistema gratuito, é demonstração longa.
- Software livre. O programa não custa nada, mas alguém precisa instalar, hospedar, atualizar e fazer backup. Esse alguém custa.
- Cobrança em outro lugar. Anúncio, módulo extra pago ou taxa sobre o pagamento que passa pelo sistema.
- Ferramentas gratuitas genéricas. Planilha online, formulário e agenda do e-mail montados como se fossem um sistema. Funciona, mas tudo depende de quem montou.
Onde o grátis resolve bem
Seria desonesto dizer que sistema gratuito nunca serve. Ele é a escolha certa em vários casos:
- Profissional que atende sozinho e está começando: a esteticista com uma sala, o advogado que acabou de abrir o próprio escritório, o contador com poucos clientes.
- Empresa que ainda está descobrindo a própria rotina e não sabe o que precisa controlar.
- Processo simples, igual ao de todo mundo do setor, sem regra própria.
- Uso pontual, como um evento, uma campanha ou um projeto com data pra acabar.
Nesses casos, pagar por sistema é gastar cedo demais. A gente diz isso pra quem chega pedindo orçamento.
Os custos escondidos do sistema gratuito
O custo do grátis não aparece em fatura. Ele aparece em tempo, em risco e no dia em que você decide mudar.
Dados presos
Muito sistema gratuito deixa o dado entrar com facilidade e sair com dificuldade. A exportação vem em PDF, ou sai só o cadastro, sem histórico, sem anexos e sem fotos. Pra uma clínica, isso é a ficha com fotos de evolução, justamente o que um sistema para clínica de estética precisa guardar. Pra um escritório de advocacia, é o histórico de cada caso. Pra uma contabilidade, são os documentos de cada cliente. Quanto mais tempo passa, mais preso você fica.
Limite que aparece na pior hora
Número de usuários, de cadastros, de agendamentos ou de espaço. O limite quase nunca aparece no primeiro mês. Ele aparece quando a equipe cresce, que é justamente quando não dá tempo de trocar de sistema com calma.
Suporte que não existe
No plano grátis, o suporte costuma ser uma central de ajuda e um e-mail sem prazo de resposta. Quando o sistema para numa segunda de manhã, com a agenda cheia, ninguém do outro lado tem obrigação de responder.
Regra que muda sem aviso
O fornecedor pode mudar o que o plano grátis inclui, transformar um recurso em pago ou encerrar o plano. Você aceitou isso nos termos de uso, mesmo sem ter lido.
Responsabilidade pelos dados
Dado de paciente e de cliente continua sendo responsabilidade da sua empresa, mesmo guardado num serviço gratuito de terceiro. Pela LGPD, vale saber onde ele está, quem acessa e como é protegido. "Era grátis" não serve de explicação pra ninguém.
Como avaliar um sistema gratuito antes de colocar a operação nele
- Leia o que o plano grátis limita e o que acontece quando você passa do limite.
- No primeiro dia, cadastre dados de teste e exporte. Veja se sai planilha com tudo, inclusive histórico e anexos.
- Procure nos termos de uso de quem são os dados e o que acontece com eles se você cancelar.
- Descubra como o suporte funciona no plano gratuito, por escrito.
- Faça a conta do plano pago com o tamanho de equipe que você espera ter daqui a um ano. É essa conta que vale.
Como sair do sistema gratuito sem perder nada
Seja pra um sistema pago de mercado, seja pra um sob medida, o caminho seguro é sempre o mesmo:
- Exporte tudo enquanto ainda tem acesso, antes de cancelar qualquer coisa.
- Liste o que não sai na exportação (fotos, anexos, histórico) e baixe à mão ou por integração, se o sistema tiver.
- Separe o que é cadastro, o que é histórico e o que é financeiro, e limpe os duplicados.
- Rode o sistema novo em paralelo por algumas semanas, com a equipe conferindo.
- Só cancele o antigo depois de conferir que tudo chegou.
Migrar dado de planilha ou de outro sistema é uma das partes que mais pesam num projeto, como a gente explica em quanto custa um sistema sob medida. E nem sempre o próximo passo é o sob medida: os sinais de quando ele compensa estão em sistema sob medida ou sistema pronto.
Se a decisão for construir, veja como funciona o desenvolvimento de sistemas web e peça que a migração dos dados entre no escopo, por escrito. Chama no WhatsApp contando qual ferramenta gratuita você usa hoje e o que ela guarda. A gente olha com você e, se fizer sentido construir, o orçamento sai em até 24h.