Um sistema para imobiliária de locação precisa, antes de qualquer coisa, rodar sozinho o ciclo do mês: gerar a cobrança do aluguel por Pix ou boleto, dar baixa quando o inquilino paga, calcular o repasse ao proprietário já descontando a taxa de administração e mostrar quem está atrasado. Em volta desse ciclo ficam o contrato, o reajuste anual, a garantia e a vistoria. Se essas peças moram em planilhas diferentes, o erro aparece justamente no dinheiro de outra pessoa.
O ciclo mensal que o sistema tem que rodar sem ninguém
Administração de aluguel é o mesmo roteiro repetido todo mês pra cada contrato. É uma ótima candidata a automação, porque a regra muda pouco e o volume só cresce:
- Gera a cobrança com o aluguel e os encargos que o contrato manda cobrar junto, como o condomínio.
- Envia pro inquilino por WhatsApp e e-mail antes do vencimento.
- Recebe o pagamento e dá baixa automática.
- Aplica multa e juros de atraso do jeito que estão no contrato.
- Calcula o repasse do proprietário: o que entrou, menos a taxa de administração e as despesas autorizadas.
- Paga o proprietário e manda o demonstrativo do mês.
Qualquer passo que depende de alguém abrir o extrato do banco e marcar na planilha é onde entram o atraso e o erro. Com dezenas de contratos, ninguém confere tudo.
Cobrança do aluguel com Pix, boleto e baixa automática
Baixa automática quer dizer o seguinte: quando o inquilino paga, o banco ou o gateway de pagamento avisa o sistema na hora (por um aviso automático chamado webhook), e a parcela fica marcada como paga sem ninguém conferir extrato. Cada cobrança tem um identificador próprio, então o sistema sabe exatamente de qual contrato e de qual mês é aquele dinheiro.
Isso permite montar uma régua de cobrança: lembrete alguns dias antes, aviso no vencimento e mensagem educada depois do atraso, tudo saindo sozinho e parando no momento em que o pagamento cai. O painel mostra a inadimplência de hoje, não a do mês passado. Os detalhes técnicos de gateway, Pix e webhook estão em integração de Pix e pagamento.
Teste também o caso chato: inquilino que pagou a menos, pagou duas vezes ou pagou por fora do sistema. O sistema precisa deixar isso visível e fácil de acertar, não esconder.
Repasse ao proprietário sem conta de cabeça
O repasse é onde a imobiliária mais se expõe, porque o erro aparece no extrato de quem confiou o imóvel a ela. O sistema precisa lidar com as situações que a planilha complica:
- Proprietário com vários imóveis, recebendo um repasse só, com o detalhe de cada contrato.
- Imóvel com mais de um dono, cada um com a sua parte.
- Despesa de manutenção paga pela imobiliária e descontada do repasse, com comprovante anexado.
- A regra de repasse do seu modelo: só depois que o inquilino paga, ou em data fixa.
- Relatório do ano pro proprietário levar ao contador.
Dividir dinheiro recebido entre várias partes, com regra por contrato, é o tipo de conta que a gente já roda em produção: no LogMoney, as comissões e os repasses de produtores saem do próprio sistema, em cima de mais de 119 mil pedidos.
Reajuste, vencimento e garantia: as datas que ninguém pode esquecer
Contrato de locação tem calendário próprio, e cada data esquecida vira dinheiro perdido ou conversa difícil. O sistema precisa avisar com antecedência:
- Reajuste anual. Na data de aniversário do contrato, o sistema aplica o índice que está escrito nele, com o valor oficial do período, avisa o inquilino e já cobra o novo valor no mês certo. Ele não escolhe índice: segue o contrato.
- Fim do contrato. Alerta pra renovar, renegociar ou preparar a saída.
- Garantia. Seguro-fiança perto de vencer, caução a devolver, fiador a atualizar.
Esquecer um reajuste por meses e tentar acertar a diferença depois é o tipo de coisa que estraga a relação com um bom inquilino.
Vistoria e contrato dentro do sistema
A vistoria de entrada é o que sustenta a conversa na saída. Ela precisa ser feita no celular, cômodo por cômodo, com foto e observação, e ficar presa ao contrato. Na saída, o vistoriador abre a de entrada ao lado e compara item por item. Sem isso, vira palavra contra palavra.
O contrato, por sua vez, deve sair preenchido a partir do que já está cadastrado: inquilino, proprietário, fiador, imóvel, valor, índice de reajuste e garantia. Com assinatura eletrônica, ninguém precisa ir até a imobiliária, e o documento assinado fica guardado no mesmo lugar da cobrança.
Como escolher um sistema para imobiliária de locação
Antes de assinar com qualquer fornecedor, simule um mês inteiro de um contrato real e confira:
- Se a baixa automática funciona com o banco ou o gateway que você usa.
- Se o repasse de um imóvel com dois donos e uma despesa descontada sai certo.
- Se o reajuste é aplicado sozinho na data certa.
- Se o proprietário consegue ver o próprio demonstrativo e o inquilino consegue tirar a segunda via sem ligar.
- Se dá pra exportar todos os contratos e pagamentos em planilha.
Se a imobiliária administra poucos contratos e o processo é o padrão do mercado, um sistema pronto de administração de aluguel costuma dar conta, e vale começar por ele. O sob medida compensa quando o volume cresceu, quando a regra de repasse ou de garantia é própria, ou quando você quer locação, venda e atendimento no WhatsApp num lugar só. A conta completa está em sistema sob medida ou sistema pronto.
Pra ver o que a gente monta pra imobiliária, incluindo vitrine e portais, olha a página de sistema para imobiliárias. Depois manda no WhatsApp quantos contratos vocês administram e como a cobrança é feita hoje. O orçamento fechado volta em até 24h.